一文看懂差旅管理的生命周期
栏目:最新公告 发布时间:2021-03-20
差旅管理的生命周期

组织差旅管理的不同生命周期是由组织所处的不同发展阶段决定的。笔者力图用典型特征去描述各个生命周期之间的差异,以方便读者更好的理解,但实际的情况是某些周期的特征会处于相互交叉的状态中。

差旅管理生命周期中不同阶段如下图:

下面我们针对不同周期进行解释说明。

无序管理期

典型特征:

1) 员工自行购票,无差旅管理公司提供服务,单一可见差旅产品。

2) 没有差旅数据用作分析管理。

3) 没有差旅政策可以遵循,仅执行简单报销政策。

4) 不顾及员工差旅体验。

无需管理期多见于初创型小企业或组织(十几人以内)、外地业务少的小规模企业或组织。

管理萌芽期

典型特征:

1) 由公司的行政人员进行管理,大多是前台,办公室内勤等人员进行差旅产品的预定、结算等工作。

2) 差旅采购产品单一,管理萌芽期的企业或组织,只针对机票进行统一的管理,各别企业也会针对酒店、火车票等进行管理。

3) 数据上,管理萌芽期已经有机票的数据信息,主要以账单这类事后管理数据为主。

4) 差旅政策上,管理萌芽期并没有明确的差旅政策,只有用于财务管理的报销政策。

5) 不顾及员工差旅体验。

管理萌芽期的企业或组织普遍存在于大中小型企业,这一阶段,和企业规模没有明显的关联,而和企业的差旅(机票的采购量,即差旅出行的频次)量有密切的关系。例如:小规模的律师事务所,可能由于业务关系会有很多频次的差旅出行。

管理觉醒期

典型特征:

1) 依然由公司的行政人员进行管理,但作为差旅管理者,她们已经有意识的寻找、甄别不同类型的差旅管理供应商。

2) 差旅采购产品管理涉及多个门类,例如机票、签证、酒店、租车、火车票、安全保险服务、等等。

3) 开始寻找机票以外的差旅数据。

4) 有意识地准备差旅政策。

5) 有意识地关注员工的差旅体验

管理觉醒期是当差旅产品数量、品类、员工满意度都有大幅度变化地时候,管理团队对差旅管理的思考,寻求解决方案的前提下发展起来的。此阶段由于各种差旅产品需求层出不穷,管理流程的复杂、低效率,以及管理流程里的漏洞都激励着管理者们希望首先从制度上进行管理,差旅政策的制定就必须要提到议事日程上。

主动管理期

典型特征:

1) 企业高层管理者对差旅管理有充分的认识,设置专业的差旅管理岗位,例如:非生产性采购加上行政的差旅服务团队,或者专业的差旅管理经理加上差旅服务的管理团队。

2) 选择专业的差旅管理公司进行服务和管理

3) 整合差旅数据,重视差旅数据分析

4) 评估、优化企业内外部差旅流程,有意识引入差旅管理平台

5) 完善企业差旅政策

6) 非常重视员工差旅体验

差旅管理进入主动管理期时,管理团队已经处于积极发现问题、解决问题的阶段。

管理引领期

典型特征:

1) 主动发现行业内部各种新型的技术、独特供应商

2) 寻找更多的差旅管理提升方案

3) 灵活运用差旅政策进行差旅行为的指导和管控

4) 差旅管理和企业文化最大限度地融合

5) 员工的差旅体验感受受到空前的关注

管理引领期是企业或组织差旅管理的最高阶段,完成了一切流程、政策、供应商等的高效管理的理想状态。 

管理创业期

典型特征:

依据自身差旅管理经营,希望投身于差旅管理市场,为其他企业提供差旅管理的解决方案。这类企业多为,差旅体量大,差旅产品复杂,差旅管理经验丰富同时具有行业特征,例如互联网行业等等。管理创业期不是所有企业或者组织都会经历的,它产生的大前提是有超大的差旅体量,自身有一定规模的技术和管理团队。

总之,差旅管理生命周期理论是从差旅管理者的设置、差旅管理供应商的选择、差旅产品门类的多少、差旅分析数据的全面性、差旅政策的建立、员工的差旅体验等典型特征进行分类,来把他们定义成:无序管理期、管理萌芽期、管理觉醒期、主动管理期、管理创业期五大周期。不同组织可以处在不同的生命周期,同一组织也可以按顺序经历不同的管理周期,也可能跳跃性的经过不同周期进行发展。没有必须经历的周期,只有适合组织环境现状的周期!